Ако стартирате нова локална или desktop инсталация, администраторът може да създаде студио директно от login екрана чрез бутона „Създай студио“.

1. Отворете login екрана на портала.
2. Натиснете „Създай студио“.
3. Попълнете име на студио, име на администратор, телефон, имейл и парола.
4. Създайте студиото и влезте автоматично в новия профил.

Лявата навигация е основният ви работен инструмент. Тя е организирана в логически секции, за да намирате бързо това, от което имате нужда. В горния десен ъгъл има камбанка за известия, бутон за опресняване и достъп до info панела.

Всеки служител може да има собствен профил, роля и по-късно собствен график, услуги и заетост в календара.

1. Отворете „Служители“.
2. Натиснете „Служител“.
3. Попълнете име, имейл, телефон, парола и роля.
4. Запазете, за да се появи новият човек в екипа.

Организацията на услугите е основа за правилен календар, ценообразуване и автоматично задействане на формуляри.

1. Първо създайте категория, например „Лазерни процедури“.
2. После създайте услуга вътре в тази категория.
3. Попълнете описание, продължителност, цена и максимален брой участници.

Ако преминавате от Excel или от друг софтуер, страницата за импорт е точката, от която подготвяте масово зареждане на клиенти, досиета и график.

Формулярите са един от най-силните модули на GlamBook. Те могат да събират клиентски данни, правни съгласия, медицинска информация и подпис.

1. Отворете „Формуляри“ и създайте нов шаблон.
2. Попълнете заглавие, описание и правен текст.
3. Добавете нужните полета и ги свържете към услуга.
4. Запазете шаблона и го използвайте при създаване на часове.

Клиентът е центърът на цялото досие: посещения, декларации, бележки, файлове, фактури и комуникация се събират на едно място.

1. Отворете „Клиенти“.
2. Създайте нов клиент с име, телефон и имейл.
3. След запазване отворете профила, за да видите клиентското досие.

Календарът е основният оперативен екран на студиото. Оттук създавате часове, виждате състоянието им и отваряте детайлите за конкретно посещение.

1. Отворете „Календар“ и натиснете „Нов час“.
2. Изберете клиент, услуга, служител, дата и час.
3. Добавете бележка при нужда.
4. След запазване часът се появява в графика.

GlamBook вече позволява една резервация да включва повече от една услуга, да бъде записана през 15 минути и при нужда да има ръчна продължителност, различна от автоматичния сбор на услугите.

1. В прозореца „Нов час“ изберете клиента.
2. Маркирайте всички услуги, които ще се извършат в рамките на това посещение.
3. Изберете час през 15-минутна стъпка, например 10:15.
4. Ако реалната продължителност се различава от сбора на услугите, въведете ръчно време.
5. След запазване резервацията се вижда в календара като един общ блок.

Специалистът или лекарят може да отвори резервацията и директно от нея да запише какво е работено, с какви параметри и какви бележки има по процедурата.

1. Отворете конкретния час в календара.
2. Натиснете „Протокол на процедурата“.
3. Добавете параметри като fluence, pulse width, зона, използван накрайник или продукт.
4. Запишете оперативните бележки за реакция на клиента, последващи инструкции и препоръки.

За по-бърза ориентация в натоварен график календарът може да се оцветява по статус, специалист или категория услуга. Цветовете се настройват от администраторите.

1. В календара използвайте селектора „Цветове“.
2. Сменяйте между Статус, Специалист и Категория.
3. В екран „Служители“ задайте персонален цвят за всеки специалист.
4. В екран „Услуги“ задайте цвят на категорията за color-coding по тип процедура.

Ако услугата има свързан формуляр, системата генерира hosted link за клиента. Един QR код или един линк води клиента през всички чакащи декларации за конкретния час.

1. Отворете клиента и таб „Декларации“.
2. В блока „Чакащи формуляри“ копирайте линка или покажете QR код.
3. Изпратете линка по чат, отворете го на таблет или оставете клиента да сканира QR кода.

Клиентът отваря hosted линка и вижда формуляра с наличните предварително известни данни. След попълване прави преглед и подписва.

След изпращане администраторът вижда формуляра в клиентското досие, може да отвори отговорите, а основните клиентски данни се връщат обратно в профила.

1. От таб „Декларации“ отворете списъка с попълнените формуляри.
2. Използвайте „Виж отговори“, за да прегледате submission-а.
3. Върнете се в профила на клиента и ще видите синхронизираните полета.
4. При нужда добавете медицинска или оперативна бележка в клиентското досие.

След като имате активни клиенти и посещения, можете да издавате фактури и да поддържате общите данни на студиото от административния портал.

В горния десен ъгъл на портала има камбанка с известия. Там се появяват всички важни събития, които изискват внимание от администратора — свободни часове за клиенти в листа за чакане, препоръки за повторни записвания, неактивни клиенти, просрочени фактури и др.

От камбанката администраторът може да прегледа всяко известие, да го маркира като прочетено или да го скрие. При нужда може да маркира всички като прочетени с един клик.

За медицински и лазерни процедури често е нужно клиентът да се върне след определен брой седмици (напр. лазерна епилация на всеки 6 седмици, ботокс на всеки 4 месеца). GlamBook позволява лекарят/специалистът да зададе интервала директно от протокола на процедурата.

1. След завършване на процедурата отворете „Протокол на процедурата“ от детайла на резервацията.
2. В полето „Следващо посещение след (седмици)“ въведете препоръчвания интервал (напр. 6).
3. Запазете протокола.
4. Системата автоматично пресмята датата на следващата нужна визита.
5. В деня, в който клиентът трябва да се върне, в камбанката се появява известие с името и телефона на клиента.

GlamBook предлага готова библиотека от автоматизации — предварително изградени правила, които следят конкретни събития и създават известия в камбанката, когато е необходимо ваше внимание. Всяко правило може да се включва и изключва поотделно и да се конфигурира с параметри според работата на студиото.

Включването и конфигурирането на автоматизациите се прави от Настройки > Автоматизации (секцията ще бъде налична в следващата версия на портала; в момента всички автоматизации се управляват директно през API).

Ако вашето студио използва външни инструменти (Slack, Discord, Zapier, Make, собствен CRM), GlamBook може да ги уведомява автоматично при важни събития — нова резервация, отмяна, нов клиент, платена фактура, подаден формуляр и др.